Em muitas áreas de atividade, e também no marketing e comunicação, é frequente utilizar apresentações, seja na defesa de uma tese, numa reunião de trabalho ou mostrando um produto a um cliente. Não é tarefa fácil ter que manter a atenção da audiência e conseguir passar a mensagem. Mas nós vamos ajudar, apresentando 15 dicas para uma apresentação eficaz, divididas por 5 passos:
O QUE VAIS ENCONTRAR NESTE ARTIGO:
Traçar um plano
Tudo começa com um breve plano da apresentação. Consiste em antecipar o que se vai dizer, a quem e para quê.
1. Definir objetivos: O que se pretende com a apresentação? Superar uma prova académica? Propor uma ideia? Vender um produto? São objetivos diferentes que requerem abordagens diferentes, ao nível do conteúdo e da forma. É importante que toda a apresentação seja construída em função destes objetivos.
2. Conhecer a audiência: Quem será o público? Que perfil tem? Podem ser especialistas, ou pessoas que têm poucos conhecimentos no assunto. Este é outro aspeto que irá condicionar a construção da apresentação, assim como a linguagem e o estilo.
3. Organizar conteúdos: É o momento de reunir ou produzir os conteúdos que se irão apresentar: texto, gráficos, fotografias ou ilustrações. Nesta fase é importante saber qual o tempo de duração da apresentação pois este fator irá condicionar a quantidade de informação a incluir.
Definir uma estrutura
Passamos à criação da apresentação. Escolhe-se a aplicação (PowerPoint, Key Note, etc.) e começa-se a estruturar a sequência de informação.
4. Definir um template: Qual será o aspeto visual da apresentação? Formal ou descontraído? É o momento de escolher uma paleta de cores, cabeçalhos e formatos que irão ser permanentes ao longo de toda a apresentação. Este aspeto gráfico deve ser adequado aos objetivos e audiência.
5. Alinhar conteúdos: É fundamental dar uma ordem aos conteúdos, criar uma narrativa, uma lógica. Primeiro apresenta-se a ideia central, desmonta-se essa mesma ideia ao longo da exposição e finaliza-se com uma síntese ou conclusão do que foi exposto. O importante é que tudo seja fácil de compreender pela audiência.
6. Dividir em slides: Uma vez montada a ordem dos assuntos há que dividir a informação. Nesta parte, deve colocar-se apenas uma ideia simples em cada slide. Mesmo que isso signifique um número elevado de slides, a quantidade de slides não é um problema. O importante é manter o tempo definido para a apresentação.
Cuidar do texto
Esta é uma componente fundamental. O texto é uma forma de ancorar o discurso, ajudando a acompanhar a narrativa da apresentação.
7. Resumir o texto: como primeira regra, o texto tem que ser sempre o mínimo indispensável. Os slides não são páginas de word, nem têm uma função explicativa. O texto serve apenas para ajudar a acompanhar a sequência de ideias. O ideal é separar o texto de cada slide por diferentes linhas, mas sem bullets.
8. Usar letra legível: Esta é a segunda regra quanto ao texto. Há que usar um corpo de texto de modo que toda a sala possa ver os slides sem esforço, mesmo da última fila. Se as letras forem demasiado reduzidas, a atenção da audiência perde-se nos slides sem dar importância ao principal: quem apresenta.
9. Fontes sem serifa: a tipografia sem serifa é a mais adequada para apresentações, não só porque é menos formal, como também porque tem uma melhor legibilidade em ecrãs ou projeções. Além desta escolha, há que evitar usar permanentemente maiúsculas, que tornam os slides visualmente muito pesados.
Destacar a imagem
O apoio visual é um complemento essencial em qualquer apresentação. E como tal merece um capítulo autónomo.
10. Utilizar imagens: As imagens são fundamentais, embora seja aconselhável não abusar. Uma imagem por slide é suficiente. O ideal é que tenham um papel na transmissão de informação e não apenas um fim decorativo.
11. Explorar o contraste: A legibilidade é fundamental e para isso contribui o contraste que possa ser estabelecido entre texto e fundo. Letras escuras em fundo claro, ou vice versa, é um recurso obrigatório. O mesmo acontece com a sobreposição do texto sobre uma foto: tem que haver contraste e leitura fácil.
12. Criar um layout atrativo: É muito importante a forma como os slides estão compostos graficamente. A organização dos elementos facilita a leitura. As diversas componentes (texto, imagem, gráficos) devem ser alinhadas de modo organizado deixando espaço vazio para não haver uma saturação visual.
Realçar a exposição
É o ponto fulcral de toda a apresentação – quem apresenta e como apresenta. Os slides são um suporte importante. Mas a exposição oral é o núcleo de toda a apresentação.
13. Cuidar da Postura e linguagem não verbal: a postura é essencial. Quem apresenta deve estar descontraído, mas não em demasia, sem mãos nos bolsos nem o corpo encostado e sem passear permanente de um lado para o outro. O gesto e a expressão facial ajudam a interpretar e apoiar o conteúdo.
14. Otimizar a expressão oral: Deve-se projetar a voz e evitar o tom monocórdico, trabalhando a entoação, a velocidade e as pausas de modo a criar interesse e a quebrar a monotonia. Também devem ser evitadas palavras e expressões que não ajudam o discurso: “… portanto…”, “…ok…”, ou então simplesmente “…Eeeh…”.
15. Criar relação com a audiência: O contacto visual com a audiência ajuda a prender o interesse e a mostrar confiança. Acima de tudo, deve evitar-se ler os slides, um papel ou mesmo cartões. O ideal é assumir uma postura tranquila, saber bem o conteúdo que se vai transmitir e não recorrer a cábulas.
Em último lugar, mas muito importante
Finalmente, o fator que fará com que a apresentação corra de forma fluída e tranquila: ensaiar várias vezes antes do “grande momento”. Conhecer bem a apresentação e as suas diferentes partes, permite deixar espaço mental para outros aspetos já referidos: a entoação, o ritmo e a interpretação.
Esperamos que estas 15 dicas tenham ajudado.
As apresentações são recursos úteis para apresentar uma estratégia de marketing a um parceiro ou cliente. Mas também podem ser usadas em contexto académico, na apresentação de uma tese de marketing.
Fazer apresentações é algo que se pode ir melhorando ao longo do tempo. Portanto, quanto mais apresentações, mais chances de serem cada vez melhores.
Já passaste pela experiência de fazer uma apresentação? Como correu? Tens outras sugestões para melhorar uma apresentação? Deixa-nos comentários!
Referências
Twila Grissom, 2017, “21 Tips On Designing and Delivering Effective Presentations Like a Pro”, CustomShow.
Scott H Young, 2018, “18 Tips for Killer Presentations”, Lifehack.
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