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Como trabalhar em equipa online com Trello

Trabalhar em equipa online, organizar tarefas, trocar informação e controlar prazos são algumas das implicações de gerir um projeto. Neste processo é importante que todos os envolvidos estejam em contacto, que tenham acesso às mesmas informações e que possam acompanhar o fluxo de trabalho. A ferramenta Trello permite desenvolver um projeto em grupo, online, de forma fácil e gratuita. Neste artigo apresentamos a aplicação, a forma como está estruturada e sugerimos tutoriais fáceis para poderes começar já.

Razões para usares esta ferramenta

1. Trello é uma ferramenta online orientada para a gestão de projetos em equipa. Esta aplicação permite comunicar com o grupo em tempo real; gerir o fluxo de trabalho e ainda partilhar arquivos e documentos entre os participantes.

2. Uma das maiores vantagens de Trello é a sua simplicidade. A sua estrutura de organização é lógica: um projeto está dividido em partes, etapas e tarefas que se vão desenvolvendo e acompanhando. O seu aspeto é muito semelhante a um quadro virtual onde vamos colocando post-its com informações e que, no seu conjunto, compõem o projeto total.

3. Outro aspeto positivo é a sua flexibilidade. Trello pode ser aplicado numa grande diversidade de projetos: construir um website, implementar de um plano de comunicação, gerir o conteúdo de um blog, etc.

4. Por permitir uma comunicação em tempo real, a utilização de Trello pode diminuir o uso do email e das reuniões presenciais. Desta forma, todos podem colocar as suas ideias, informações e tarefas num espaço que é partilhado por todos.  

5. A ferramenta é independente do local: um membro da equipa tem acesso ao quadro em qualquer sítio que esteja, desde que tenha acesso à internet.

6. Finalmente, a ferramenta é de utilização gratuita, ficando apenas algumas funcionalidades reservadas aos que subscrevem a aplicação.

Trabalho em equipa; trello; trabalho colaborativo.

Como funciona?

Trello está organizada em equipas, quadros, listas e cartões.

Trabalhar em equipa é uma componente importante da ferramenta. A ideia central é termos uma equipa com a qual partilhamos um conjunto de informações relativas a um projeto que se vai desenvolvendo ao longo do tempo.

Dentro de Trello podemos criar tantos quadros quantos quisermos. Um quadro representa um projeto, permite ter uma visibilidade global das tarefas envolvidas e possibilita organizá-las segundo prazos e prioridades.

O quadro contém listas, que constituem as grandes divisões do projeto. Ou seja, correspondem a áreas, etapas, secções desse mesmo projeto.

Os cartões são a menor unidade de trabalho, podendo ser notas, tarefas, informações ou resultados já atingidos. Permitem diversas funcionalidades, como a introdução de checklists, datas de entregas e criação de chats para troca de opiniões.

Facilmente os cartões podem ser movidos de uma lista para outra, à medida que os trabalhos vão fluindo. Por exemplo, à medida que o projeto evoluí podemos ir movendo os cartões da lista “tarefas a realizar” para a lista “tarefas concluídas” permitindo que toda a equipa veja a evolução do trabalho.

Quais são as principais etapas?

Depois de criares a tua conta em https://trello.com/ podes começar a trabalhar na aplicação:

– Cria o primeiro quadro, atribuindo-lhe um nome;

– Agrega cada um dos elementos da equipa;

– Cria listas e atribui um nome diferente a cada uma;

– Agrega cartões a cada lista;

– Preenche os cartões com informação relacionada com o projeto;

– Gere o projeto criando novos cartões e movendo estes entre as diferentes listas.

Queres saber mais sobre Trello?

Deixamos-te aqui algumas sugestões:

Trello passo a passo: O guia para quem acabou de chegar

Este é um guia, da própria aplicação, em tom descontraído, mas bastante claro onde podes aprender o essencial para começar.

Trello; guia trello; trabalho colaborativo; trabalho de grupo.

Trello: Como Usar e Organizar Seus Projetos | Tutorial Passo a Passo

Este é um vídeo tutorial que explica toda a aplicação. Ensina a criar o primeiro quadro, listas e cartões e como gerir um projeto.

Tutorial trello; quadro trello; listas trello; cartões trello.

Canal Trello Brasil

O canal da própria aplicação tem muito material interessante: pequenos vídeos que ensinam a fazer tarefas específicas, webminars, depoimentos de profissionais que usam a aplicação e muito mais.

Canal youtube Trello Brasil.

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